您好，公司的新员工需要把档案从海淀人才原公司档案户调到朝阳人才新公司的档案户，新公司委托员工拿朝阳人才的调档函去海淀人才调档，海淀人才说该员工和他们约定只有本人到场才能调档，可该人已外派，不能到场，现在有什么办法解决吗？