在处理此类情况时，首先需要明确的是，您的客人自行退款的行为违反了合同中的规定，即您有权要求客户按照合同条款支付款项。在这种情况下，您可以考虑采取以下措施来追回您的损失。 联系客人。直接与客人沟通，解释您的立场和合同条款，并强调他们未能履行其义务的严重性。 发送正式通知。向客人发送一封包含详细信息（包括合同条款、订单详情、退款原因等）的正式通知，以确保清晰地传达您的立场。 寻求第三方介入。如果可能的话，可以考虑聘请专业的调解员或法律顾问介入，帮助您解决纠纷并保护您的权益。 使用在线平台或仲裁程序。如果您认为通过其他途径无法解决问题，可以考虑使用线上平台如阿里云保或者中国消费者协会提供的争议解决服务。 在整个过程中，请保持专业且礼貌的态度，尊重双方的权利和利益。同时，确保所有证据完整、准确，以便于后续的法律操作。希望上述建议能对您有所帮助！